Le Scorte

Funzione e concetti generali per la loro gestione

Le scorte sono evidenziate nel bilancio, nelle attività e costituiscono parte del capitale circolante. Gli fanno riscontro, nelle passività, le voci di indebitamento a breve e gli oneri finanziari.

Partendo da questo assunto, si comprende la loro veste di:

-         risorsa finanziaria; incide sulla liquidità

-         investimento; quale fonte di capitale deve essere soggetto ad analisi di redditività

-         risorsa produttiva; soggetta ad un’analisi di produttività

e l’importanza che riveste la loro gestione.

La condizione ottimale sarebbe quella di operare senza magazzino e nel contempo essere in grado di avviare la produzione, o il processo di approvvigionamento, in tempi sufficientemente rapidi da poter soddisfare, comunque, le esigenze della clientela. Sulla scorta di questa, quanto mai utopistica, aspirazione, si sono sviluppati sistemi di gestione del processo, quali il JIT ( Just in Time ), che però non hanno eliminato la necessità di gestione delle scorte. Pertanto, nonostante la tendenza sia quella di produrre sul venduto o di realizzare un sistema di produzione snello (lean production) e a sprechi zero, rimane sempre la necessità di gestire materie prime e semilavorati.

Il compito delle scorte è soddisfare le seguenti necessità:

consentire alla produzione di operare rispettando il “lotto minimo di produzione”

limitare gli effetti di eventuali fermi di produzione

consentire di acquistare con il “lotto economico” migliore

limitare gli effetti derivanti dagli scostamenti delle previsioni di vendita

E’ del tutto evidente che l’obiettivo della gestione delle scorte è quello di trovare un equilibrio tra le esigenze dei processi di produzione o approvvigionamento (costo di produzione/acquisto) e i costi derivanti dalla gestione delle scorte stesse ( magazzinaggio – movimentazione interna – valore degli immobilizzi in materiale ecc.).

Vediamo nel dettaglio quali sono le voci principali da considerare.

Ø       Costi per l’approvvigionamento delle merci

o        Formalizzazione degli ordini

o        Costo delle merci

o        Costo dei trasposti

o        Costo dei controlli e collaudi

Ø       Costi per la gestione delle scorte

o        Costo del capitale impiegato

o        Costi di movimentazione

o        Costi di obsolescenza

Ø       Costi per la conservazione delle merci

o        Affitti

o        Illuminazione/riscaldamento/condizionamento

o        manutenzione

Ø       Costi dei sottoscorta

o        Mancata vendita

o        Costi derivanti da modifiche dei programmi di produzione

o        Costi derivanti da acquisti improvvisi in condizioni di mercato sfavorevole

Ecco quindi la necessità di definire dei livelli di scorta, che consentano di fare fronte alle diverse problematiche.

Si parlerà quindi di:

Ø punto di riordino, intendendo quella quantità di materiale, a scorta, sufficiente per garantire le vendite o l’approvvigionamento alla fase successiva, per il periodo che intercorre tra l’emissione dell’ordine e il ricevimento della merce ordinata,

Ø scorta di sicurezza per la quantità che garantisce, entro limiti di rischio ritenuti accettabili, la disponibilità di materiali nei casi di ritardi nella consegna da parte del fornitore o della produzione, oppure per far fronte a picchi di vendita non considerati.

Naturalmente non esiste un problema delle scorte in senso assoluto, ma esiste un problema delle scorte per singola azienda. Infatti la loro gestione risulta influenzata da:

-         tecnologia produttiva

-         fattori esterni (es. mercato della domanda)

-         organizzazione

Prendendo in esame l’aspetto tecnologico e quello organizzativo, si evidenzia la loro correlazione, quali fattori di influenza sulla gestione delle scorte, attraverso una valutazione del processo puntualizzando che:

- l’aspetto tecnologico influenza la lunghezza del ciclo produttivo e la qualità del prodotto

- l’aspetto organizzativo e di controllo incide sulla quantità di merce prodotta ai vari livelli del ciclo di produzione

Assumiamo quale schema generale di un processo produttivo, una serie di fasi lavorative intercalate da accumuli di materiali che, procedono dallo stato di materia prima a quello di prodotto finito, passano per diversi stati di semilavorato.

Ognuno di questi accumuli costituisce, insieme allo stato di materia prima e prodotto finito, una scorta la cui quantità è funzione delle caratteristiche del processo a monte e di quello a valle.

Le sorte, infatti, svolgono la funzione di polmone, essendo in grado di assorbire la variabilità delle diverse fasi del processo e la loro assenza sarebbe possibile solo a fronte di un processo in cui ci sia:

-         assenza di difettosità nei prodotti

-         assenza di fermi impianto per guasti o manutenzione

-         assenza di fasi di start-up o avvio linea/impianto

-         perfetto sincronismo tra le varie fasi del processo

-         una capacità e velocità di risposta al mercato, in tempi tali da soddisfare le esigenze del cliente/soggetto richiedente

Possiamo assumere queste quali condizioni ideali e obiettivi a cui tendere, ma non tutti raggiungibili.

Pertanto la quantità di materiali a scorta tende a zero, quanto più il sistema, nel suo complesso, tende all’idealità. Conseguenza logica è che, quanto più ci si discosta dall’idealità, tanto più la funzione di gestione della scorte assume un’importanza strategica, sia da un punto di vista produttivo che finanziario.

Oggi più di ieri non è possibile operare con un’organizzazione rigida, in cui le varie funzioni risultano essere dei piccoli mondi, con una gestione che non interagisce con il resto del sistema. Pertanto non è possibile, nel valutare il problema scorte, non considerare il problema produzione e il problema mercato e quindi risulta necessario operare con un’efficiente sistema di programmazione.

Riprendiamo in esame la funzione delle scorte, quale polmone tra due fasi di lavorazione e schematizziamo il processo come segue:

Ingresso Uscita

Il magazzino consente di bilanciare la diversa capacità produttiva delle due fasi, agendo quale punto di accumulo, pertanto potremmo avere:

-         capacità produttiva di A > B; il magazzino accumula scorte fino ad un certo livello che renda la fa se A economica, raggiunto il quale la fase A si ferma

-         capacità produttiva di A = B il magazzino non esiste

-         capacità produttiva di A < B il magazzino accumula prodotto proveniente da A, fino al raggiungimento di una quantità tale, da rendere economico l’avviamento della fase B

Come si vede la quantità di scorte è funzione delle caratteristiche del processo, il problema è stabilire quali sono le variabili che entrano in gioco e come queste influenzano il processo di valutazione.

In un processo come quello evidenziato, abbiamo ipotizzato di considerare la capacità produttiva quale unica variabile del sistema, nella realtà abbiamo:

a)     tipologia di produzione (commessa o serie)

b)     velocità delle fasi che compongono il processo

c)     tempi di start-up

d)     difettosità di prodotto

e)     resa dei materiali

f)       tempi di approvvigionamento

g)     tempi di fermo processo per manutenzione

h)     probabilità di guasto

i)        costo dei materiali

j)       costo del magazzino

k)      costo del trasporto

l)        richieste del processo a valle (mercato)

m)    probabilità di imprevisti

n)     priorità

Ognuna di queste voci incide in modo diverso sul processo di determinazione del livello delle scorte, e l’informazione gioca un ruolo determinante. Infatti quale ultima voce da considerare è proprio il costo dell’informazione in rapporto al valore del beneficio che essa genera. Certamente la presenza in azienda di un sistema di elaborazione dati sofisticato, ha l’indubbio vantaggio di generare risposte attendibili ma proporzionalmente legate alla rigidità del sistema, mentre in realtà in cui “l’imprevisto” è elemento di disturbo difficilmente eliminabile o meglio la gestione delle priorità è fattore competitivo del sistema azienda, pur essendo l’informatizzazione una condizione imprescindibile, l’apporto umano, nelle fasi di controllo e di gestione operativa, riamane elemento strategico.

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