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Un' organizzazione è:
" il coordinamento razionale delle
attività di un certo numero di persone, finalizzato al raggiungimento di
un obiettivo comune ed esplicito, ottenuto mediante la divisione dei
compiti, in cui è definita una gerarchia (funzioni) di autorità e
responsabilità".
Quando l'obiettivo è: la fornitura di
prodotti o servizi, attraverso il coordinamento di mezzi e risorse sia
tecniche che umane, siamo in presenza di "Organizzazioni Produttive".
In un'azienda, la rappresentazione della
divisione del lavoro in termini di attività, di settori e dei relativi
collegamenti tra questi viene raffigurata da una rappresentazione
grafica denominata "Organigramma".
Un'organizzazione quindi è un mix di
risorse che devono essere coordinate, in cui i vari elementi hanno una
loro precisa collocazione all'interno della struttura che li contiene.
La gestione di questo sistema è l'elemento di differenziazione tra un
sistema ed un'altro, è l'elemento che influenza il grado di efficienza
al raggiungimento dell'obiettivo. Parlando del sistema "Azienda",
l'organizzazione e definita dalla gestione, la quale decide le
dimensioni, la suddivisione dei compiti, le responsabilità e
l'interazione tra i soggetti. Possiamo trovare un sistema di gestione
che predilige un'organizzazione di "line", in cui la decisione è
prerogativa di uno, un'organizzazione di " staff", in cui le decisioni
sono collegiali e un'organizzazione mista, dove si hanno
contemporaneamente organizzazione in staff ai livelli più alti e
organizzazione in line ai livelli più bassi. Accanto a questa
"Organizzazione Formale" esiste un sistema organizzativo "Informale" in
cui un gruppo di soggetti, facenti parte dell'organizzazione formale, si
danno regole non scritte, in cui sono presenti anche sanzioni, ed
eleggono un leader, che spesso non si identifica nel leader formale.
Questa organizzazione è capace di influenzare sia positivamente che
negativamente la gestione del sistema azienda, per cui non deve essere
sottovalutata, ma possibilmente sfruttata.
L'elemento cardine di un'organizzazione è
l'essere umano, è lui che con il suo comportamento determina il
risultato e di questo la gestione deve tener conto. La conoscenza del
suo comportamento è importante e la sua gestione è strategica.
Aspirazioni, soddisfazione, frustrazioni, alienazione, identificazione,
riconoscimento, equità, sono elementi che portano alla conflittualità.
Una buona gestione deve anticipare situazioni di questo tipo,
intervenendo sul sui sistema organizzativo, favorendo condizioni di
lavoro che nella salvaguardia dell'individuo, ne sfrutti le sue valenze
a favore del raggiungimento del risultato.
Quale sia in assoluto l'organizzazione
ottimale, è certamente risposta ardua. Non funzionano le organizzazioni
"patriarcali" dove la conduzione e assimilabile a quella del padre di
famiglia, non funzionano le organizzazioni dove esiste l'accentramento
decisionale, come non funzionano le organizzazioni dove la collegialità
è elemento di distinzione.
Un'organizzazione che funzioni ha bisogno
di:
-
Umiltà - intesa come capacità di
ascolto e consapevolezza che ogni decisione non è mai giusta in
senso assoluto, ma soggetta a un processo di verifica. Al termine di
questo processo deve esserci la capacità anche di revocarla, facendo
autocritica.
-
Professionalità - l'organizzazione
deve capire quali sono le figure che la compongono e quali le loro
caratteristiche professionali. Questo permette di attribuire ad
ognuna, l'attività-mansione che meglio si adatta, sia in termini di
qualificazione che di attitudine. In questo modo il sistema
massimizza le risorse, sia dal punto di vista della quantità sia
della qualità del lavoro.
-
Conoscenza - lo scambio di
informazioni, l'acquisizione e l'approfondimento delle conoscenze
consente di aumentare la professionalità del sistema e di cogliere i
cambiamenti dell'ambiente esterno. Questo permette di cogliere
occasioni provenienti: dallo stimolo esercitato sulle risorse umane
interne e da quanto il mercato chiede ed offre.
-
Responsabilità / Delega - la capacità
di un'organizzazione di assumersi la responsabilità delle azioni
intraprese dal proprio sistema, permette di avviare il processo di
revisione della sua struttura, in un'ottica di miglioramento e
sviluppo. Lo stesso personale, deve essere istruito affinché si
assuma le proprie responsabilità. La mancanza di assunzione di
responsabilità comporta la mancanza di delega, quindi un
accentramento decisionale che non avvantaggia la gestione del
sistema.
-
Flessibilità - L'eccesso di burocrazia
e procedure macchinose provocano ritardi nelle decisioni, rigidità
nella gestione ipostazione tanto più negativa, quanto più ci si
avvicina alle posizioni al vertice della gerarchia. Flessibilità non
è anarchia, in un sistema flessibile la definizione dei ruoli
rimane, come rimane l'attribuzione delle responsabilità. Gli ambiti
operativi sono chiari e definiti, ma il sistema si è dotato di un
sistema di gestione e controllo semplice efficacie ed efficiente,
tale da poter rispondere velocemente alle sollecitazioni interne ed
esterne.
-
Capacita di comunicare - la
comunicazione interne ed esterna ha una importanza strategica, anche
se deve essere graduata in funzione degli obiettivi che si vogliono
raggiungere. Comunicare con il personale, senza cadere nel
paternalismo o nella ricerca del consenso a tutti i costi, comporta
una riduzione dei conflitti e favorisce le occasioni di
miglioramento, così come verso l'esterno dove una comunicazione
aziendale efficacie, porta benefici in termini di immagine.
-
Determinazione / perseveranza -
individuate le alternative, attraverso un processo di analisi e
valutazione dei pro e contro, è necessario decidere e dare corso a
quanto stabilito. Determinazione prima e perseveranza poi, sono gli
elementi che non devono mancare, per portare a compimento qualsiasi
progetto. Questo non vuol dire continuare ad oltranza su un percorso
che, al controllo, non ha dato indicazioni positive riguardo i
risultati attesi. Ma non bisogna neppure essere affrettati, nel
tornare sulle proprie decisioni, perchè a volte è meglio arrivare
fino alla fine, piuttosto che fermarsi a metà percorso.
-
Leadership - La presenza in
un'organizzazione, di una leadership riconosciuta e riconoscibile è
un elemento che non può mancare. La sua presenza garantisce la
gestione del sistema azienda, ma perchè sia accettata e diventi un
vero punto di riferimento autorevole, deve essere caratterizzata da:
coerenza, equità, comportamenti che non evitino i confronti, a volte
anche al limite dello scontro, ma che non siano caratterizzati da
mere prese di posizioni, finalizzata alla manifestazione del potere.
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